La sfida della conservazione dei dati digitali negli studi di Architettura: aspetti giuridici, longevità e accessibilità

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La sfida della conservazione dei dati digitali: gli studi di Architettura

Ci affidiamo a soluzioni hardware e software che sono sempre meno di nostra proprietà, quasi tutto è a noleggio. I produttori degli strumenti che utilizziamo quotidianamente hanno adottato come driver di sviluppo aziendale l’obsolescenza (più o meno programmata) dei propri prodotti e servizi. Quindi, se smetteremo di pagare non avremo niente in mano, ne lo strumento, ne il prodotto su cui abbiamo già investito. Quali strategie possiamo implementare per mitigare questo fenomeno? 

Nel testo poi ti spiego meglio.

Introduzione:

L’avvento del digitale ha rivoluzionato radicalmente il flusso di lavoro degli studi di architettura, portando alla creazione di un patrimonio informativo vasto e complesso, costituito da modelli BIM, disegni CAD, rendering, documentazione tecnica e comunicazioni. La conservazione a lungo termine di questi dati digitali rappresenta una sfida cruciale, che intreccia problematiche di natura giuridica, legate alla validità probatoria e alla conformità normativa, questioni tecniche relative alla deperibilità dei supporti di archiviazione e all’obsolescenza dei formati file proprietari, e infine, la necessità di garantire un’accessibilità continua a queste informazioni nel tempo. Affrontare queste criticità in modo strutturato è fondamentale per la tutela del lavoro intellettuale, la gestione del ciclo di vita degli edifici e la conformità alle normative future.

Inquadramento:

La dimensione giuridica della conservazione dei dati digitali in architettura è sempre più rilevante. Progetti esecutivi firmati digitalmente, comunicazioni via PEC, contratti in formato elettronico e modelli BIM utilizzati per la validazione di scelte progettuali possiedono valore legale e probatorio. La normativa vigente, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) in Italia, stabilisce i requisiti per la conservazione a norma dei documenti informatici, garantendone l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo. Gli studi di architettura devono quindi adottare sistemi di conservazione digitale accreditati o implementare procedure interne che rispettino rigorosi standard tecnici e organizzativi, inclusa la nomina di un responsabile della conservazione e la redazione di un manuale di conservazione. La mancata o inadeguata conservazione può comportare la perdita di valore legale dei documenti e generare potenziali contenziosi.

Parallelamente alle implicazioni giuridiche, la longevità dei supporti di archiviazione rappresenta un ostacolo significativo. I supporti digitali tradizionali, come hard disk, SSD, CD e DVD, hanno una durata di vita limitata e sono soggetti a guasti hardware e obsolescenza tecnologica. Affidarsi a un singolo supporto per la conservazione a lungo termine è rischioso e inadeguato. È necessario implementare strategie di backup multiple e diversificate, utilizzando sia supporti fisici ridondanti (RAID, sistemi di mirroring) che soluzioni di archiviazione cloud affidabili. La migrazione periodica dei dati su supporti più recenti e performanti è un’attività essenziale per prevenire la perdita di informazioni a causa dell’obsolescenza hardware.

Un’ulteriore criticità è rappresentata dall’accessibilità ai formati file proprietari sul lungo periodo. Molti software utilizzati in architettura generano file in formati proprietari (es. DWG, RVT), la cui piena accessibilità potrebbe essere compromessa dall’obsolescenza del software stesso o dalla decisione del produttore di interrompere il supporto. Questo pone un serio problema per la consultazione e la riutilizzazione dei dati nel futuro. La dipendenza esclusiva da formati proprietari espone gli studi al rischio di “digital lock-in” e alla potenziale necessità di costose conversioni in futuro.

Ipotesi metodologica:

Per affrontare in modo efficace la problematica della conservazione dei dati digitali, si propone un approccio strutturato basato su tre pilastri fondamentali:

Implementazione di un sistema di conservazione a norma (SCA):

• Valutazione e scelta di un servizio di conservazione digitale accreditato o implementazione di un sistema interno conforme al CAD e ad altre normative pertinenti.
• Definizione di politiche di conservazione chiare, specificando i tempi di retention per diverse tipologie di documenti e le procedure di scarto sicuro.
• Nomina di un Responsabile della Conservazione con competenze specifiche in materia giuridica e tecnica.
• Redazione e aggiornamento periodico di un Manuale di Conservazione che descriva dettagliatamente le procedure, i ruoli e le responsabilità.

Strategie di archiviazione e backup multilivello:

• Implementazione di un sistema di backup locale ridondante (es. RAID) per la protezione da guasti hardware.
• Utilizzo di servizi di cloud storage affidabili e con elevati standard di sicurezza per la conservazione off-site dei dati.
• Pianificazione di migrazioni periodiche dei dati su supporti e tecnologie più recenti per contrastare l’obsolescenza.
• Verifica periodica dell’integrità dei backup e delle procedure di ripristino.

Adozione di formati file aperti e interoperabili:

• Privilegiare, ove possibile, l’utilizzo di formati file aperti e standard (es. PDF/A per documenti testuali, IFC per modelli BIM) che garantiscano l’accessibilità e l’interoperabilità nel lungo periodo.
• Definizione di procedure per la conversione dei file proprietari in formati aperti come parte del processo di archiviazione a lungo termine.
• Mantenere una documentazione accurata delle versioni software utilizzate e delle eventuali procedure di conversione adottate.

Conclusioni:

La conservazione dei dati digitali prodotti dagli studi di architettura non è semplicemente un problema tecnico, ma una questione complessa che coinvolge aspetti giuridici, tecnologici e gestionali. Ignorare le sfide legate alla longevità dei supporti e all’accessibilità dei formati proprietari, o sottovalutare gli obblighi normativi in materia di conservazione a norma, può esporre gli studi a rischi significativi, dalla perdita di informazioni preziose a potenziali implicazioni legali. L’adozione di un approccio metodologico strutturato, basato sull’implementazione di sistemi di conservazione a norma, su strategie di backup multilivello e sulla progressiva adozione di formati file aperti e interoperabili, rappresenta la via maestra per garantire la sicurezza, l’integrità e l’accessibilità del patrimonio informativo digitale degli studi di architettura nel lungo termine, tutelando così il loro lavoro e facilitando la gestione sostenibile del costruito.

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