La gestione e la conservazione del dato digitale
In ogni studio di progettazione, la gestione dei dati digitali diventa il fulcro attorno al quale ruota l’intero processo creativo e operativo. Dal primo contatto, alla fase di sopralluogo – quando i rilievi vengono catturati con un disto, una stazione totale oppure tramite strumenti più complessi, come laser scanner, droni o tecniche di
Structure from Motion – fino alla consegna finale dei modelli BIM, ogni file generato deve essere facilmente reperibile, protetto da accessi non autorizzati e archiviato in modo conforme alle
normative vigenti.
Accedere rapidamente alla pianta in DWG, allo storico delle revisioni di un modello BIM o al verbale firmato in
PDF/A non è un optional, ma un requisito per garantire rapidità di risposta al cliente, continuità del flusso di lavoro e tracciabilità delle decisioni progettuali.
Per garantire un corretto flusso delle informazioni occorre una infrastruttura informatica che si occupi della gestione, catalogazione e fruizione del materiale, garantendo allo stesso tempo sicurezza e semplicità d’uso.
Un sistema ordinato, si definisce innanzitutto tramite una struttura di catalogazione delle informazioni strutturate in modo da aderire alle necessità del sistema informatico su cui andrà posizionata. Esistono vari livelli di complessità nella definizione dell’infrastruttura, questa infatti va strutturata in funzione della complessità del lavoro che deve svolgere e della mole di interazioni che deve gestire.
Nel caso di una realtà di modeste dimensioni si può ipotizzare un sistema basato su un apparato locale che ospiti alcuni servizi oltre alla gestione dello spazio di archiviazione. Per fornire una panoramica generale, sicuramente non esaustiva, possiamo ipotizzare che gli utenti che operano sul sistema informatico possano operare su una struttura di cartelle che aggregano e organizzano tutto il materiale.
Chi gestisce grandi quantità di dati si assicura efficienza e sicurezza
Nella pratica professionale ogni giorno produciamo file CAD, BIM, rilievi, render, documenti legali e dati personali. Avere un sistema organizzato e conforme alle normative italiane ed europee è fondamentale per:
- Trovare subito ciò di cui hai bisogno
- Condividere in modo rapido e sicuro con clienti e partner
- Ridurre i rischi di perdita o furto di dati
- Rispettare GDPR, Codice dei Contratti Pubblici e regole di conservazione digitale
Archiviazione e struttura delle cartelle
L’obiettivo principale in questa fase è quello di creare una struttura gerarchica di contenitori (Cartelle o
Data Base) che sia intuitiva e di semplice fruizione, evitando il più possibile la frammentazione delle informazioni e soprattutto la loro duplicazione. Successivamente va organizzata affidando ad ogni elemento un ordine gerarchico di importanza. Avremo quindi una cartella contenitore che chiameremo */STUDIO_ESEMPIO/ che conterrà altre cartelle che andranno ad identificare gli aspetti e le funzioni principali delle attività svolte.
Esistono infinite possibilità di organizzazione degli elementi, e va trovata quella più congeniale in funzione delle dimensione dello studio, del livello di alfabetizzazione digitale dello staff e del livello di complessità e granularità nella gestione delle informazioni che si vuole ottenere.
Una composizione di livello base può essere cosi strutturata:
/STUDIO/
/Amministrazione/
/Personale/
/Curriculum/
/Documenti_identità/
/Contratti/
/Clienti/
/Anagrafiche/
/Contratti/
/Consensi_privacy/
/Fornitori/
/Fatture/
/Banche/
/PROGETTI/ !- Contiene tutto il ciclo di vita dei progetti architettonici
/PROGETTI/YYYYMMGG_NOME_PROGETTO/ !- /PROGETTI/2025_CR001_CasaRossi/
/01_Amministrativo/
Contratti cliente
Permessi e documentazione legale
Corrispondenza
/02_Sopralluoghi/
/Laser_Scanner_RAW/
/Laser_Scanner_Elaborati/
/SfM/
/Foto/
/Note/
/03_Progettazione/
/CAD/
/BIM/
/Modelli_3D/
/Tavole/
/04_Condivisioni/
Documenti per invio a cliente
Elaborati finali
/05_Cantiere/
/Cronoprogrammi/
/Sal/
/Relazioni/
/Z_Backup/
/MODELLI_RISORSE/ !- Librerie condivise utili a tutti i progetti
/Famiglie_BIM/
/Blocchi_CAD/
/Texture/
/Normative/
/Template/
/Immagine coordinata/
/UTENTI/ !- Area personale per ogni collaboratore, accesso limitato all’utente a ai supervisori.
/UTENTI/NOME_UTENTE/ !- /UTENTI/Marco_Rossi/
/Documenti_Personali/
/Lavori_in_corso/
/Archivio/
/CONDIVISI/ !- Area di lavoro condivisa temporanea, per scambio veloce
/Temp_upload/
/Scambio_file/
/Cloud_clienti/
Ad esempio il contenitore “Progetti”, racchiude tutte le commesse attive e archiviate. Ogni progetto è identificato da un tag univoco composto dall’anno di avvio, da un numero sequenziale e da una breve descrizione (per esempio 2025_CR001_CasaRossi), così da trovare immediatamente il dossier a cui si è interessati. All’interno di questa directory, le sottocartelle vengono numerate in modo progressivo (01_Rilievi, 02_Progetto, 03_Render, 04_BIM, 99_Documenti), così da mantenere costante l’ordine anche quando si aggiungono documenti o fasi di lavoro. Questo approccio contribuisce non solo a evitare confusione, ma anche a semplificare l’automazione di backup e report periodici.
Ogni file, segue una nomenclatura compatta e leggibile: YYMMDD_CODICE_TAG_Descrizione.ext. La data iniziale garantisce l’ordinamento cronologico nelle viste di esplorazione, mentre il codice progetto rimanda immediatamente alla commessa corretta, il tag identifica il tipo di contenuto (BIM, CAD, DOC, IMG, SCN…) e la descrizione breve chiarisce a colpo d’occhio il contenuto specifico. Trait d’union ideale tra precisione e sintesi, questo sistema di naming elimina ambiguità e rende superflue ricerche manuali nei metadata dei singoli file.
Raccomandazioni tecniche
In sistemi un po’ più avanzati c’è la possibilità di settare caratteristiche specifiche per le macro-cartelle (/PROGETTI, /AMMINISTRAZIONE, ecc.) utili per poter gestire:
- Permessi ACL specifici (Chi entra e dove)
- Quote disco differenziate (Quanto spazio possono occupare)
- Snapshot/repliche selettive (Istantanee del sistema)
- Versionamento abilitato per /PROGETTI e /UTENTI (File che ricordano le modifiche che vengono apportate e da chi)
- ZFS Snapshots giornalieri su progetti in corso (Istantanee dello spazio del disco occupato da un progetto)
- Backup off-site o in cloud criptato per /AMMINISTRAZIONE
- Accesso WebDAV o SMB con autenticazione per utenti interni o esterni (Possibilità di fruire dei contenuti dalla rete locale e dall’esterno).
Linee guida di codifica
Componente Descrizione Esempio
Data: AAAAMMGG (per ordinamento) 20250528
Codice progetto ID: Sigla o numero identificativo CR01
Tipo contenuto TAG: DOC, BIM, CAD, FOTO, RENDER, SCAN. BIM
Descrizione breve: Breve descrizione chiara ContrattoCliente
TAG SUGGERITI (COMPATTI)
Categoria Tag
Documenti DOC
Laser Scanner SCN
Structure FM SFM
Immagini IMG
BIM/Revit BIM
CAD/DWG CAD
Rendering RND
Note interne NOTE
Contratti CTT
Rapporti SAL SAL
Linee guida per nomi di file e percorsi per massimizzare la compatibilità su Windows, macOS e Linux
Su macOS (HFS+/APFS), Windows 11 (NTFS) e Linux (ext4, XFS, ZFS) le regole di base per i nomi dei file sono molto simili, ma ci sono alcune differenze da tenere presenti:
Caratteri ammessi e da evitare
Tutti e tre i sistemi consentono lettere (A–Z, a–z), cifre (0–9), underscore (_), trattino (-) e punto (.) (quest’ultimo solo per separare l’estensione). È invece sconsigliato – e talvolta proibito – usare spazi, barre (/ su macOS/Linux, su Windows), due punti (:), asterisco (*), punto interrogativo (?), virgolette (“, ‘), minore/maggiore (<, >), pipe (|) e simboli di controllo. Su Windows inoltre sono riservati nomi quali CON, PRN, AUX, NUL, COM1…COM9, LPT1…LPT9, che non possono essere utilizzati né come nome di file né di cartella.
Lunghezza dei singoli nomi (componenti)
Windows 11 (NTFS): nome singolo fino a 255 caratteri, ma il percorso completo (incluse unità e cartelle) di default non deve superare 260 caratteri.
MacOS (APFS/HFS+): nome singolo fino a 255 byte (quindi fino a 255 caratteri ASCII; se si usano caratteri Unicode, il conteggio è in byte UTF-8). Il percorso complessivo non ha un limite stringente, ma applicazioni e servizi di condivisione possono imporre limiti intorno ai 1024–1024 caratteri.
Linux (ext4, XFS, ZFS): nome singolo fino a 255 byte (simile a macOS) e percorso complessivo teoricamente fino a 4096 caratteri (limite del kernel), anche se strumenti di backup o file server possono vincolare a valori più bassi.
Buona pratica per compatibilità totale:
- Componenti: mantieni i singoli nomi di file e cartelle entro i 100–120 caratteri per avere margine su ogni piattaforma.
- Percorso complessivo: punta a non superare 200–220 caratteri, così da evitare strozzature su Windows e su servizi di rete.
- Formato consigliato: YYMMDD_CODICE_TAG_Descrizione.ext (es. 250529_PROG001_BIM_ModelloIniziale.rvt), che rimane sotto i limiti e sfrutta solo caratteri sicuri.
Applicando queste regole, la tua struttura di progetto sarà pienamente operativa e senza errori di file non riconosciuti o percorsi “troppo lunghi” su qualunque workstation o server in studio.
Conservazione e sicurezza: cosa fare
Conservare i dati sul disco interno del proprio computer non è mai una buona idea, se è un portatile è anche peggio. I supporti di memorizzazione, di qualunque tipo, hanno delle criticità legate all’utilizzo e non sono eterni. Una spiegazione dettagliata del problema necessiterebbe di un testo a parte. Conservare i dati su un solo supporto fisico lascia spazio a molteplici incognite.
Sul piano infrastrutturale, se si vuole ottenere un primo livello di affidabilità nella gestione dei dati occorre investire in apparato connesso alla rete locale che si occupi della gestione dei dati. Ad esempio un NAS configurato con dischi in modalità ridondante è un primo livello di protezione (2 dischi o più). Sistemi piu complessi sono capaci di attivare snapshot giornalieri e di offrire accessi controllati attraverso credenziali personali. Il piano di backup “3-2-1” prevede tre copie dei dati – sul NAS stesso, su un dispositivo esterno onsite e infine in cloud – per fronteggiare guasti hardware, errori umani e minacce esterne. La connettività di rete (LAN) da almeno ad 1 Gbps (o 2.5/10 Gbps se possibile) e un UPS (Gruppo di continuità) dedicato garantiscono continuità operativa e tempi di inattività minimi.
Aspetti normativi
Dal punto di vista normativo, l’intero processo di gestione e conservazione dei dati deve rispettare il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Ciò implica l’adozione di misure tecniche e organizzative per assicurare riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali: accessi autenticati, crittografia dei documenti sensibili, registro dei trattamenti e procedure di risposta alle richieste di accesso, rettifica o cancellazione da parte degli interessati. Quando lo studio partecipa a gare pubbliche o svolge incarichi presso la Pubblica Amministrazione, diventa inoltre obbligatorio adeguarsi al D.lgs. 36/2023 (Codice degli Appalti), utilizzando formati interoperabili come IFC e PDF/A e affidandosi a sistemi di conservazione digitale a norma, gestiti internamente o tramite conservatori accreditati.
Per concludere
Checklist operativa:
– Struttura cartelle uniforme
– Nome file standardizzati (YYMMDD_ID_TAG_Descrizione)
– NAS con accessi separati e crittografia
– Backup multipli automatici (3-2-1 locale + cloud)
– Conservazione documenti legali in formato PDF/A
– Protezione dei dati personali secondo GDPR
– Manuale interno di gestione file (per team e collaboratori)
In definitiva, un approccio strutturato e normativamente allineato alla gestione dei dati digitali non rappresenta soltanto un requisito formale, ma un vero e proprio valore aggiunto per qualsiasi studio di architettura. Organizzazione, automazione e sicurezza trasformano infatti la mole di informazioni prodotte quotidianamente in un patrimonio facilmente accessibile, protetto e pronto per essere condiviso con clienti, collaboratori e partner istituzionali.
Sembra complicato? Lo è.
Quanto descritto rappresenta un primo punto di partenza, assolutamente non esaustivo, per la definizione di un workflow corretto. Possiamo fornirti un supporto per la corretta definizione dell’infrastruttura che meglio risponde alle esigenze specifiche del tuo studio, supporto nella configurazione del NAS, Script automatici per creazione cartelle e nomi file, Formazione GDPR per lo studio, Manuale operativo personalizzato.
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